Moderne Personalplanung ist eine Grundvoraussetzung für unternehmerischen Erfolg. Teure und wertvolle Ressourcen für die richtige Zeit am richtigen Ort einzuplanen vermeidet unnötige Über- oder Unterauslastung. Wie flexible Einsatzplanung in modernen Unternehmen funktioniert liest du weiter unten…
Neben flexibler Beschäftigungsverhältnisse, wie Teilzeit, gelten insbesondere schwankende Kundenfrequenzen oder Auftragseingänge als größte Herausforderung der Personaleinsatzplanung. Der Einsatz von Software hilft dabei beim bedarfsgerechten Workforce-Management, mehr Informationen findest Du hier.
Inhalt
Was ist Personaleinsatzplanung?
Personaleinsatzplanung ist die rationale Zuordnung von Mitarbeitern, auch Ressourcen, zu Positionen unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen und den Anforderungen der jeweiligen Position. Die Personaleinsatzplanung ist die vierte Prozessstufe der Personalplanung.
Eine vorausschauende Kapazitätsplanung versucht Schwankungen sowie veränderte oder zukünftige Bedarfe zu antizipieren und die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit, am richtigen Ort einzuplanen. Als Bestandteil der gesamten Personalplanung bildet die Kapazitätsplanung eine Entscheidungsgrundlage und Datenbasis für beispielsweise die Personalbeschaffung (Neueinstellung), Personalentwicklung (Schulungen) und die Personalfreisetzung (Kündigung).
Welche Arten der Einsatzplanung gibt es?
In der Theorie unterscheidet man die qualitative, quantitative sowie die zeitliche Personaleinsatzplanung.
Qualitativ: Analyse zukünftig benötigter Fähigkeiten und darauf aufbauend gezielte Qualifizierung des Personals oder auch Outsourcing bestimmter Aufgaben
Quantitativ: Abgleich Soll- und IST-Personalbestand, Zukünftiger Personalbestand unter Berücksichtigung von Verrentung und Fluktuation
Zeitlich: Ist die Berücksichtigung saisonaler Schwankungen.
Ziele – Flexibilität, Umsatz und Gewinn.
Primär dient die Kapazitätsplanung dazu, den erforderlichen Personalbedarf zur Erfüllung der Unternehmensaufgabe sicherzustellen. Dabei spielt erneut die richtige Qualifikation am richtigen Einsatzort die bedeutendste Rolle. Zu den weiteren Aufgaben gehören:
Personaldeckung: Synchronisation von Aufträgen und Mitarbeiterkapazitäten um Personalengpässe zu vermeiden
Kostensenkung: gezielte Steuerung der Kapazitäten um Leerlauf oder Überstunden zu vermeiden. Optimale Auslastung der Ressourcen.
Produktivitätssteigerung: Einklang von Anforderungen der Stelle und Qualifikation der Mitarbeiter für eine hohe Mitarbeitermotivation und um Über- oder Unterforderung zu vermeide.
Flexibilisierung: Vorausschauende Planung basierend auf internen (Urlaube, Verrentung, Fluktuation) und externen (Volatilität des Marktes, Innovation) Variablen.
Personaleinsatzplanung in modernen Unternehmen
In modernen Unternehmen ist die Kapazitätsplanung wichtiger Teil des Workforce-Managements und ermöglicht die flexible Steuerung des Humankapitals eines Unternehmens. Diese Bedeutung nimmt durch volatile Märkte und kurze Innovationszyklen zu.
In der heutigen Praxis plant man deshalb mit einer Art Bedarfs-Funnel oder Bedarfstrichter. Dieser Trichter wird über die Zeit immer genauer: Jahresplanung, Monatsplanung, IST-Planung. Mittels der Arbeitsanfall-Analyse kann der zukünftige Arbeitsaufwand bestimmt werden.
Die Personaleinsatzplanung umfasst dabei drei Dimensionen:
Planungshorizont
Personalbestand
Arbeitsanfall
Planungshorizont
Wie bereits erwähnt erfolgt der Planungshorizont trichterförmig. Dabei wird die Jahresgrobplanung bis auf die IST-Planung heruntergebrochen.
Jahresgrobplanung: Die Jahresplanung ist in der Einsatzplanung eine erste Schätzung der Mitarbeiterkapazitäten und der Allokation auf Aufgaben. Grundlage für die Jahresgrobplanung ist die Arbeitsanfall-Analyse (s.u.).
Monatsplanung: Ist eine verfeinerte Planung mit einem Planungshorizont von 4-6 Wochen im Voraus. In der Monatsplanung werden vor allem planbare Abwesenheiten, wie beispielsweise Urlaube oder Qualifizierungsmaßnahmen, berücksichtigt.
IST-Planung: Flexible Planung auf Basis von aktuellen Gegebenheiten, zum Beispiel Krankheiten.
Personalbestandsermittlung
Die Personalbestandsanalyse dient zur Ermittlung vorhandener Mitarbeiterkapazitäten und Mitarbeiter-Skills. In vielen Unternehmen sind, zumindest die quantitativen Daten, in den HR-Systemen vorhanden. Bei der Qualifikation und den Mitarbeiter-Skills sieht das schon anders aus. Hier zahlt sich aus, wer als Unternehmen auf Prozesse und Systeme zur Mitarbeiterentwicklung implementiert hat.
Arbeitsanfall
Für die zukunftsoriente Personalplanung wird in vielen Unternehmen die Arbeitsanfall-Analyse eingesetzt. Ausgangswerte hierfür sind:
Auftragslage
Umsatz- und Absatzziele
sowie Kundenzahlen
Basierend auf der prognostizieren Auftragslage kann ein ungefährer Ressourcenbedarf geschätzt werden. Das heißt, wie viele Ressourcen werden benötigt, um die angestrebten Unternehmensziele zu erreichen.
Üblicherweise wird der ermittelte Ressourcenbedarf auf eine Zeitleiste dargestellt und den verfügbaren Kapazitäten aus der Personalbestandsermittlung gegenübergestellt. Damit lässt sich relativ leicht der Über- oder Unter-Bedarf zum jeweiligen Zeitpunkt bestimmen.
Extra Tipp: Verschiedene Aufgaben erfordern verschiedene Skills. Bei der Arbeitsanfall-Analyse ist es deshalb wichtig die Mitarbeiterprofile und die Stellenanforderungen in die GAP-AnalyseAuch Lückenanalyse, zur Identifizierung strategischer und operativer Lücken durch IST und SOLL Abgleich. einfließen zu lassen.
Fazit
Eine strategische und langfristige Personalplanung und insbesondere Personaleinsatzplanung dient nicht nur dazu unnötige Kosten durch Überstunden oder Leerlauf zu vermeiden. Auf lange Sicht hilft die Personaleinsatzplanung den gesamten Betriebsablauf zu optimieren, da sie Wechselwirkungen zur Mitarbeitermotivation und Personalbeschaffung hat.
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