Vorstellungsgespräch absagen

Ein Vorstellungsgespräch abzusagen klingt erstmal verrückt! Trotzdem kommen, wenn man sich intensiver mit dieser Thematik auseinandersetzt, eine ganze Reihe an Gründen in Betracht, weswegen eine Absage erforderlich werden kann. Wie du als Bewerber das Vorstellungsgespräch absagen und dabei einen professionellen Eindruck hinterlassen kannst, erfährst du weiter unten…

Welche Gründe rechtfertigen eine Absage des Vorstellungsgesprächs

Auf die Einladung zum Gespräch freut sich jeder Bewerber, deshalb denkt kaum jemand darüber nach, ob und wie man ein Vorstellungsgespräch absagen kann. Die Option kommt im Bewerbungsmarathon praktisch nicht vor. Bevor wir dir Beispiele geben, wie du als Bewerber den Vorstellungstermin absagen kannst, gehen wir kurz auf legitime Gründe für die Absage seitens des Bewerbers ein. Davon gibt es mehr, als man zunächst annehmen mag.

Die Terminabsage muss dir auch nicht peinlich sein, denn:

• Die meisten Absagegründe sind plausibel.

• Eine frühzeitige Absage ist ein Zeichen von Respekt.

• Du gibst anderen Bewerben die Chance auf Nachrücken.

• Der Personaler kann die anberaumte Zeit anderweitig nutzen.

Terminabsage wegen Erkrankung

Wirst du kurz vor dem Gesprächstermin krank und ist absehbar, dass du bis zum Termin nicht wieder gesund bist, ist eine Gesprächsabsage kaum vermeidbar. Sage so früh wie möglich den Termin ab, benenne den Absagegrund freundlich und bitte um einen neuen Vorstellungstermin. Bekunde in deiner Absage dein uneingeschränktes Interesse an der Stelle.

Schwangerschaft verändert deine beruflichen Pläne

Nicht nur Krankheit, sondern auch die freudige Nachricht einer Schwangerschaft kann ein Grund sein, warum du dein Vorstellungsgespräch absagen willst. Deine neue Lebenssituation verändert deine beruflichen Pläne, so dass du dich umorientieren willst. Zudem gibt es Berufe, in denen mit gefährlichen Substanzen gearbeitet wird und sich eine Anstellung mit Eintritt der Schwangerschaft ohnehin erledigt hat. Jeder Personaler wird dafür Verständnis haben, wenn du das Einstellungsgespräch absagst und die Bewerbung zurücknimmst.

Anderweitige Jobzusage erhalten

Du hast dich nicht nur in einem, sondern mehreren Unternehmen beworben und dich bereits für ein anderes Jobangebot entschieden. Dann sei Fairplayer und informiere den Personaler darüber, dass und warum ein persönliches Vorstellungsgespräch nicht mehr notwendig ist. So stellst du sicher, dass der Personalverantwortliche am Termin nicht vergebens auf dich warten muss. Außerdem gibst du anderen Bewerbern die Chance, als Kandidat für die Ausbildungsstelle oder den Arbeitsplatz nachzurücken.

Ein Umzug verändert deine berufliche Orientierung

Du bist Jugendliche/r und deine Eltern haben entschieden, in eine andere Region umzuziehen oder du lebst in einer Partnerschaft und ihr plant einen Umzug? Auch dies begründet die Terminabsage.

Bereits einen anderen Vorstellungstermin

Es passiert eher selten, doch es kann vorkommen, dass du von zwei Unternehmen für den gleichen Tag zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst. Dies erkläre in deiner Absage und teile mit, dass du dich über eine erneute Gesprächseinladung freuen würdest.

Abwendung vom Unternehmen

Gelegentlich passiert es, dass Bewerber während des Bewerbungsverfahrens neue Informationen zum Unternehmen oder dem Vorgesetzten bekommen, die das Interesse an einer Einstellung dort schwinden lassen. Trifft dies auf dich zu und du möchtest deine Bewerbung zurückziehen, erübrigt sich natürlich auch das Vorstellungsgespräch. Sei trotzdem höflich und sage das Gespräch ab.

Verkehrsunfall, Stau oder Bahnausfall

Grundsätzlich solltest du zum Vorstellungsgespräch frühzeitig anreisen und ein Zeitpolster für solche Eventualitäten einplanen (was Du sonst noch beachten solltest erfährst du hier). Es kann trotzdem vorkommen, dass genau an dem Tag des Termins etwas so Gravierendes dazwischen kommt und die Anreise nicht möglich ist. In diesem Fall solltest du dich unverzüglich:

• telefonisch bei deinem Gesprächspartner melden,

• ihm die Situation erklären,

• dich entschuldigen (auch, wenn dich kein Verschulden trifft)

• und darum bitten, das Vorstellungsgespräch zu verschieben.

Terminabsage wegen Trauerfall

Vor tragischen Lebensereignissen ist niemand gefeit. Hast du in der Familie einen Todesfall und du musst zu einer Beerdigung, ist es für den Personalentscheider vollkommen nachvollziehbar, warum du den Termin für die Vorstellung im Unternehmen nicht wahrnehmen kannst. Bitte um Terminverschiebung.

Muss ich als Bewerber ein Vorstellungsgespräch absagen?

Niemand kann dich zwingen, die Einladung zum Vorstellungsgespräch abzulehnen oder den Termin abzusagen. Allerdings gehört eine Absage zum guten Ton in der Geschäftswelt und zeugt von Respekt gegenüber dem Personaler sowie dem Unternehmen. Aber auch in deinem eigenen Interesse solltest du das Vorstellungsgespräch absagen, falls es dafür einen wichtigen Grund gibt. Vermutlich bewegst du dich in deinem Berufsleben stets in der selben Branche.

Es besteht durchaus die Möglichkeit, dass du dem Personalentscheider im Laufe deines beruflichen Werdegangs ein zweites Mal begegnest. Indem du dich als Fairplayer beweist und den Personaler nicht “sitzenlässt”, bleibst du in angenehmeren Erinnerung und hälst dir für die Zukunft alle Türen offen, falls du dich nochmal im gleichen Unternehmen bewirbst.

Best practice: So sagst du das Bewerbergespräch richtig ab

Musst oder willst du ein Vorstellungsgespräch absagen, kann dies mündlich oder schriftlich erfolgen. Die beste Lösung ist es, die Absage schriftlich auszuformulieren. Da ohnehin das gesamte Bewerbungsprozedere auf dem Schriftweg abgewickelt wird, ist die schriftliche Terminabsage ratsam. Im Idealfall verwendest du für die Terminabsage das gleiche Kommunikationsmittel, über das während dem gesamten Bewerbungsvorgang kommuniziert wurde. Dies kann also nicht nur der klassische Postweg sein, sondern auch E-Mail.

Eine telefonische Absage bietet sich nur an, wenn die verbleibende Zeit zu knapp ist, um schriftlich das Vorstellungsgespräch abzusagen. Die Telefonabsage kommt z. B. dann in Betracht:

• Trauerfall in der Familie

• Erkrankung ein oder zwei Tage vor dem Termin

• kurzfristige Zusage bei einem anderen Unternehmen

• Verkehrsunfall oder Stau während der Anfahrt

• Bahnausfall am Tag des Vorstellungstermins

Musst du aus solchen oder ähnlichen Gründen telefonisch das Vorstellungsgespräch absagen, kannst du dich nachträglich nochmals in Schriftform entschuldigen und um eine neue Terminierung bitten.

Bist du an Grippe oder Erkältung erkrankt und du musst spontan absagen, kannst du dies mit einem Anruf erledigen. Dies hat mitunter den Vorteil, dass man dir regelrecht anhört, dass du wirklich krank bist. Andererseits: Fühlst du dich nicht wohl und ist dir selbst ein Anruf zu viel, ist die schriftliche Absage per Fax oder eMail eine gute Lösung.

Ehrlich oder höflich: Wie kommuniziere ich die Gesprächsabsage an das Unternehmen?

Freundlichkeit und Ehrlichkeit sind zwei Eigenschaften, die sich meist bewähren. Hast du dich für eine andere Stelle entschieden, bist du schwanger, du ziehst weg oder es gibt einen Todesfall in deiner Familie, kannst du problemlos den betreffenden Grund für deine Terminabsage angeben. Anders sieht es jedoch aus, wenn du beispielsweise gehört hast, dass das Unternehmen nicht pünktlich zahlt oder der Vorgesetzte seine Mitarbeiter schikaniert und du deshalb deine Bewerbung zurückziehen willst.

In einem solchen Fall musst du sehr vorsichtig mit der Formulierung sein, denn einem Unternehmen schriftlich mitzuteilen, es würde seine Mitarbeiter nicht pünktlich bezahlen oder der Chef sei ein widerlicher Zeitgenosse, der seine Mitarbeiter mobbt, kann dich in beruflicher Hinsicht ins Aus katapultieren und dir sogar rechtliche Schwierigkeiten einbringen. Zwar solltest du dich auch in diesem Fall schriftlich entschuldigen und den Termin absagen; jedoch sei bitte diplomatisch und verwende eine unverfängliche Begründung (z. B. berufliche Neuorientierung, persönliche Gründe).

Vorstellungsgespräch absagen Beispiele & Mustertexte

Nachfolgend ein paar Beispiele und Mustertexte, wie du ein Vorstellungsgespräch absagen kannst. Bitte adressiere deine schriftliche Absage immer an den zuständigen Personaler, wenn dieser dir namentlich bekannt ist. Halte deine Absage-Schreiben möglichst kurz und beschränke dich auf wenige Sätze. So vermeidest du, dich ungünstig auszudrücken oder dich in Widersprüche zu verzetteln.

Beispiel: Du hast eine Jobzusage

Sehr geehrter/ Frau/ Herr X Y,

zunächst möchte ich mich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Hause bedanken. Darüber habe ich mich sehr gefreut und nach wie vor bin ich überzeugt, dass ich mich als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sehr wohl gefühlt und mich erfolgreich hätte einbringen können.

Gleichzeitig möchte ich Ihnen jedoch mitteilen, dass ich mich nach reiflicher Überlegung bereits für ein anderes Jobangebot entschieden habe, so dass ich hiermit meine Bewerbung zurückziehen und anderen Bewerbern die Chance auf die vakante Stelle in Ihrem Unternehmen überlassen möchte.

Ausdrücklich bedanke ich mich für Ihre Bemühungen sowie Ihr Interesse an meiner Person und das damit in mich investierte Vertrauen.

Mit freundlichen Grüßen

Absagegrund Schwangerschaft: Zukunftsplanung hat sich geändert

Sehr geehrter/ Frau/ Herr X Y,

mit großer Freude habe ich Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen erhalten und bedanke mich für diese Chance.

Jedoch möchte ich Ihnen heute mitteilen, dass ich schwanger bin und sich meine privaten wie auch beruflichen Pläne durch die Schwangerschaft geändert haben. Aus diesem Grunde werde ich das Vorstellungsgespräch am xx.xx.xxxx nicht wahrnehmen, sondern möchte viel lieber anderen Mitbewerbern die Gelegenheit eröffnen, sich Ihrem Unternehmen persönlich vorzustellen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis sowie das Vertrauen, das Sie in mich investiert haben.

Mit freundlichem Gruß

Absage wegen Terminüberschneidung: Bereits einen anderen Vorstellungstermin (und Terminverschiebung)

Sehr geehrter/ Frau/ Herr X Y,

für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am xx.xx.xxxx bedanke ich mich recht herzlich und teile Ihnen diesbezüglich meine Freude mit.

Da ich allerdings an diesem Tag in einem weiteren Unternehmen zum Vorstellungsgespräch eingeladen bin und ich diesen Termin bereits bestätigt habe, möchte ich Sie bitten, mir die Chance zu geben, an einem anderen Tag das Vorstellungsgespräch mit Ihnen wahrzunehmen.

Ich hoffe auf Ihr Verständnis und würde mich über eine neue Einladung Ihrerseits sehr freuen. Bis dahin verbleibe ich mit freundlichen Grüßen

Beispiel: Terminabsagung wegen Erkrankung & Operation

Sehr geehrter/ Frau/ Herr X Y,

leider bin ich kurzfristig erkrankt (alternativ: wie ich soeben erfahren habe, muss ich in wenigen Tagen kurzfristig operiert werden), so dass ich den von Ihnen anberaumten Termin für ein Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen kann. Da ich nach wie vor großes Interesse an der Stellung in Ihrem Haus habe, würde ich mich sehr freuen, wenn wir den Gesprächstermin im Laufe der nächste Woche nachholen können.

Bitte entschuldigen Sie die Ihnen dadurch entstandenen Unannehmlichkeiten. Ich hoffe auf Ihr Verständnis und würde mich über einen neuen Termin für das Vorstellungsgespräch freuen.

Mit freundlichem Gruß

Bewerbung zurückziehen: Abwendung vom Unternehmen

Sehr geehrter/ Frau/ Herr X Y,

für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am xx.xx.xxxx bedanke ich mich herzlich bei Ihnen. Dennoch möchte ich Sie hiermit darauf hinweisen, dass ich den Gesprächstermin aus persönlichen Gründen nicht wahrnehmen kann und meine Bewerbung hiermit zurückziehe.

Für die Ihnen dadurch entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldige ich mich und verbleibe mit freundlichem Gruß